המדריך למסעדן המתחיל
יש לי מכר טוב, חבר מבריק שהיה בעסקי המסעדנות כעשרים שנה. כיום הוא עוסק בתחום אחר, כלכלי יותר. אני אוהבת להתייעץ איתו לפני שאני עושה צעדים עסקיים והחלטות חשובות, לפני שאני עונה להצעות עסקיות. תמיד ההמלצות שלו עוזרות ומאוד שקולות ואני מעריכה מאוד את צורת החשיבה שלו. בשיחה האחרונה, הוא סיפר לי שלפני מספר שנים הוא כתב מדריך למסעדן המתחיל. אומנם עברו כמה שנים ויכול להיות שהחוקים השתנו לא מעט אך נראה לי שהמדריך הקצר הזה יכול להועיל ללא מעט אנשים. הוא העביר אלי ולאחר שקראתי אותו, מאוד רציתי לפרסמו לקהל הרחב. אז א', תודה לך על המדריך, תודה על ההשקעה, האכפתיות והחשיבה. מקווה שתהנו.
הקדמה- למי מיועד המדריך למסעדן המתחיל?
המדריך הזה מיועד לכל מי שעושה את צעדיו הראשונים בתחום המסעדנות ובתי הקפה.
אלו שתמיד חלמו לפתוח בית קפה או מסעדה אך מעולם לא עבדו בתחום ואין להם מושג מאיפה להתחיל, כאלה שהתחילו אך מוצאים עצמם מתקשים בשלבים הראשונים של גיבוש הקונספט או אלו שכבר פתחו את המקום שלהם ומפעילים אותו אך עדיין חסרים להם הניסיון וההבנה בתפעול עסק בתחום המסעדות ובתי הקפה. ולבסוף גם לאחרים שמעוניינים להקים סניף בזכיינות מרשת (בית קפה, מזון מהיר) וחושבים שהרשת המזכה תעשה עבורם את כל העבודה.
צרי לי לבשר לכם, זה לא כזה פשוט. זהו תחום מורכב מאוד ובעל הרבה צדדים והרבה פרטים ונתונים להתחשב בהם, אמנם נחשב לתחום "זוהר" אך לזוהר הזה יש גם צד שני של עבודה קשה, יומיומית, הוצאות רבות ותחומי התמחות שונים ומגוונים שרצוי שלבעל המקום יהיה מושג בסיסי לפחות בכל אחד מהם.
בניסיון הרב שצברתי במהלך השנים והמקומות השונים והמגוונים איתם נפגשתי במסגרת עבודתי, כבר ראיתי את זה קורה כ"כ הרבה פעמים- איך אנשים נכנסים לתחום הזה מבלי לדעת מה הם עושים, בונים את העסק שלהם בצורה לא נכונה החל משלב התכנון דרך שלב ההקמה ועד לתפעול היומיומי. ראיתי אותם מבזבזים כספים על שטויות אבל לא מבינים מה הדברים החשובים באמת בהם צריך להשקיע.
אז לכל אלו נועד המדריך הזה. הוא לא יפתור לכם את כל הבעיות כמובן, קצרה היריעה מלהכיל את כל האלמנטים שתחום המסעדות ובתי הקפה כולל בתוכו, אבל אני מקווה שהוא יניח לפניכם מס' שאלות ונקודות שכדאי שתהרהרו בהם ולא חשוב באיזה שלב של הקמת העסק אתם נמצאים.
אז בואו נתחיל, ואני מקווה שתיהנו מהקריאה ותמצאו את המדריך הזה מועיל.
הוא כתוב בלשון זכר אך כמובן מופנה לכולם.
זיכיון או לא זיכיון?
הדילמה של הרבה אנשים כאשר הם רוצים לעשות את צעדם הראשון הוא האם להתחבר לרשת ולקנות ממנה זיכיון או האם לעשות את הכל לבד ובעצם להמציא את הגלגל מחדש.
אין תשובה חד משמעית, כמו תמיד יש טיעונים לכאן ולכאן. רב האנשים חושבים שללכת יד ביד עם רשת מזכה פותר להם את כל הבעיות ואת כל כאבי הראש. ובכן, המצב לא תמיד כך. אז נכון שתפריט וספקים כבר יש, ויש מיתוג ועיצוב אבל בכל זאת...
הנה חמש שאלות שחשוב לשאול לפני רכישת זיכיון:
1. האם מעבר למוצר הפיזי עצמו הרשת תספק לך גם מוצר ניהולי/תפעולי? (מודל עסקי לסניף, יעדי הוצאות לשכר וחומרי גלם וכד')
2. אלו כלים הרשת תעמיד לרשותך? האם הרשת מספיק מאורגנת כדי לתת לך תמיכה אמיתית? (מנהלי אזורים, מפקחים, מלווים וכד')
3. מהם התשלומים הקבועים שתאלץ להפריש לרשת ללא קשר למחזור ההכנסות? האם הרשת תבוא לקראתך בשלבים הראשונים או בעיתות מצוקה, או שמא ימשיכו לגבות ממך את האחוזים שלהם ללא התחשבות?
4. מה הגמישות שלהם? האם במידה ויתברר כי המיקום שבחרת או הנכס מבחינה פיזית לא כ"כ תואם את עקרונות הרשת, האם הם יסכימו להתגמש ולבוא לקראתך בעניין שינויים ספציפיים שהולמים את המקום הספציפי שלך? (למשל, מתחם עסקי לעומת שכונת מגורים, תחרות בסביבה הקרובה וכו')
5. כמה אכפת לרשת מהזכיינים שלה? יש רשתות שאחרי ששילמת דמי זיכיון כבר לא כ"כ מתעניינות בך. חשוב לדבר עם זכיינים בהווה ובעבר של אותה רשת. יש רשתות שיגזרו עליך קופון בכל צעד שתעשה למרות שזה ניגוד אינטרסים. חשוב לברר את הדברים האלה.
לסיכום עניין הזכיינות, חשוב לי להדגיש לפחות דבר אחד: אני יודע שהרבה אנשים נכנסים לתחום ורוכשים זכיינות ממניעים כלכליים גרידא. הם חושבים שאם הם ראו נתונים על סניף קיים זה אומר שהם יצליחו לשעתק את ההצלחה במיקום אחר. לא תמיד אלו הם פני הדברים, ישנם הרבה משתנים שיכולים לקבוע אם הסניף יצליח או לא. מה שנכון לעסק במיקום א', לא תמיד נכון לעסק במיקום ב' אפילו ששניהם בעלי אותו שם, מגישים אותו אוכל ונראים כמעט אותו הדבר. לכן אני ממליץ לעשות את מירב הבדיקות האפשריות בקפידה ע"מ להיות כמה שיותר משוכנע שהזיכיון שאתה עומד לרכוש מתאים לנכס ולמיקום בו אתה מעוניין להפעיל אותו.
להמציא את הגלגל מחדש
במידה והחלטת כי זיכיון לא מתאים לך ובא לך לפתוח מקום חדש משלך עם שליטה מלאה על הכל, ברור לך שתידרש לעזרתם של מס' יועצים מומחים כל אחד בתחומו. אך גם בעניין זה, ראיתי את זה קורה כבר כ"כ הרבה פעמים, בעל הבית משלם כ"כ הרבה כסף ליועצים למיניהם אך התוצאות מאכזבות. למה זה קורה? כי גם שאתה משלם ליועץ, חשוב שאתה, בעל הבית, תניח בפניו את היעדים והמסגרות בהם אתה נותן לו חופש פעולה ומה המטרות שאתה רוצה להשיג בעזרתו של אותו יועץ. בנוסף, כפי שציינתי ישנם כ"כ הרבה תתי תחומים שמכילים את עולם המסעדות ובתי הקפה, שלמסעדן המתחיל לא תמיד ברור באיזה תחום כדאי לשלם ליועץ ובאיזה תחום חבל לבזבז את הכסף.
להלן חמישה תחומים בהם כדאי להיעזר בשירותיו של יועץ מומחה:
1. קולינרי כמובן- הכוונה לשף שיכין עבורך תפריט אך זה לא מספיק, הוא יצטרך גם ללוות אותך לתקופה מסוימת לאחר הפתיחה ולהכשיר עבורך את צוות המטבח. הבעיה היא, שעם שפים יועצים צריך להקפיד שלמנות שהם מייצרים עבורך יש גם הגיון תפעולי. כלומר, חשוב להקפיד שחומרי הגלם משמשים למס' מנות שונות ואין לך מנות בתפריט עבורם אתה צריך להזמין פרודוקטים ספציפיים כי אין בזה הגיון כלכלי. בנוסף חשוב להקפיד שהשף אינו מייצר מנות עבורם צריך יותר מידי עובדים בתהליך ההכנה וההגשה שלהם. אלו נקודות ששפים לעיתים לא מתחשבים בהם ואם נותנים להם "להשתולל" מגלים בסוף שאולי המנות טעימות אך אין בהם הגיון כלכלי מבחינת חומרי הגלם ודרך ההכנה. לכן אם כבר הייתי ממליץ על שף תפעולי שמבין יותר בתהליכים האלה.
2. מיתוג- חלק גדול מהעניין, מצריך כמובן אנשי מקצוע ע"מ לבחור את השם הנכון, הצבעים הנכונים למקום, האריזות וכו'.
3. עיצוב – עיצוב הפנים, עיצוב הלוגו, התפריט, המדים (אם יש).
4. תפעול- כולל הכנת תוכנית עסקית ויעדים לעלויות, איתור ספקים ומציאת המחירים הטובים ביותר (כשאתה עסק עצמאי ולא חלק מרשת מן הסתם כח הקנייה שלך קטן יותר והמחירים שתקבל מספקים כולל שירות ואספקה יהיו בעייתיים יותר)
5. בינוי ורישוי - כמובן שתצטרך אדריכלי רישוי בכל מקרה אבל רצוי לקבל ייעוץ גם ברמת המיזוג, שזה דבר קריטי במקומות של אוכל. מניסיוני הרבה מקומות לא מקפידים על כך בשלב ההקמה ומוצאים את עצמם נאלצים לבצע שינויים שעולים הרבה כסף בכל מה שקשור למיזוג ואוורור של המקום (דבר שחשוב מאוד ללקוחות)
לסיכום עניין הייעוץ, ישנם יועצים שיסיימו את עבודתם איתך כבר בשלבים הראשונים ויש כאלה שתצטרך שילוו אותך באיזושהי קונסטלציה גם לאחר פתיחת העסק ובחודשים הראשונים של התפעול. גם לתהליכים שתרצה לקדם הרבה אחרי שהעסק כבר נפתח ועובד באופן שוטף כדאי לבקש עצתם של מקצוענים, אם זה הגדלת המכירות, פתיחת משלוחים, הכנסת מנות חדשות וכד'.
אם אין לך ניסיון קודם ולא באת מהתחום כדאי שתשאיר קרוב אליך לפחות איש מקצוע אחד שאתה סומך עליו (אם זה ברמת החבר/קרוב משפחה ואם זה ברמת יועץ בשכר) ע"מ שתוכל לקבל את העצה הטובה ביותר לפני קבלת החלטות. ובעסקי המזון יש הרבה החלטות שצריך לקבל ולעיתים קרובות.
אוקי, אז אחרי שטיפלנו בשאלת הזכיינות לעומת היוזמה החופשית, ישנם עוד מס' נושאים כלליים אשר לדעתי אקוטיים להבנה שלך כבעל עסק בתחום המזון, ולקבלת ההחלטות שלך.
חמש דברים שכדאי שתדע:
1. נכס לעומת חזון- מניסיוני, כאשר אדם בא לפתוח עסק של מזון זה קורה בדרך כלל באחת משתי הצורות הבאות: או שיש לך נכס ואתה רוצה לפתוח בו עסק של מזון או שיש לך חזון מסוים ומה שחסר לך זה הנכס. בכל אחד מהמקרים חשוב להיות אמיתי עם עצמך ולבדוק טוב טוב לפני שאתה מתחייב על נכס. נכס שעלות המבנה שלו (שכירות, מיסים,דמי ניהול, ביטוח וכד') תעלה מעל 10 אחוז ממחזור ההכנסות שלך (על הנייר לפי התוכנית העסקית) הוא לא נכס שמתאים לסוג המקום אותו אתה רוצה לפתוח. קח את זה כחוק ברזל, ואני בכוונה מדגיש את זה כי גם את זה ראיתי קורה כ"כ הרבה פעמים. אם יש לך נכס קיים, תחפש קונספט שיתאים להוצאות. אם אתה בא עם חזון, אל תתפתה ואל תתפשר על נכס שלא עומד ביעד הגיוני. שוב, מניסיוני זו אחת הטעויות הנפוצות שגורמות לאנשים להפסיד בסופו של דבר הרבה מאוד כסף. נכס שעולה נגיד עשרים אלף שקל בחודש בהוצאות המבנה הקבועות לא יתאים למקום שהממוצע לסועד בו עומד על פחות מ-40 ₪ לסועד.
2. כ"א – כ"א בתחום המסעדות ובתי הקפה הינו בעייתי מבסיסו. רב התפקידים הנדרשים לאיוש בסוג עסק שכזה מראש מוגדרים כעבודה זמנית. המרדף אחרי כ"א הוא אחת המלחמות היומיומיות והשוחקות בביזנס הזה. לרב תמצא עצמך מעסיק אנשים שאת מרבית זמנם ומרצם משקיעים בדברים אחרים (לימודים, עבודה נוספת) ולרב הנאמנות שלהם למקום העבודה, הזמינות שלהם והאכפתיות שלהם נגזרת מכך. תמיד יש יוצאים מן הכלל ותמיד תהייה המלצרית או הברמן שיעבדו אצלך שלוש שנים ויהיו כבר ממש חלק מהעסק אך ברב המקרים תאלץ שוב ושוב לחפש לאתר להדריך ולהשקיע הרבה זמן ואנרגיה בעובדים שלרב יעזבו אותך לאחר זמן לא רב. זה התחום ואין מה לעשות. מעבר לתפקידי ניהול בכירים או תפקידי מטבח בכירים, רב התפקידים זמניים בבסיסם וההון האנושי שמרכיב את אותם עובדים לרב הוא לא מהמשובחים. (לא תמיד!)
3. תזרים מזומנים – שוב, מניסיוני מדובר באחד מהנושאים הכאובים והבלתי מובנים שבתחום.
לתזרים המזומנים של מסעדה יש חיים משלו. לרב הוא מאוד לא מסונכרן עם הפעילות העסקית היומיומית, ובשונה מהרבה תחומים אחרים, אתה קודם כל קונה ורק אחר כך מוכר. מעבר לתשלומים שלקוחות משלמים בכרטיסי אשראי, אחת הרעות החולות בביזנס הזה הוא הכרטיסים העסקיים למיניהם כגון תן ביס, סיבוס וקופונפון. במיוחד אם העסק שלך ממוקם במתחם עסקי ואחוז ניכר מהכנסות שלך תלויות בלקוחות עסקיים. לקוח שאכל אצלך ושילם באחד מהכרטיסים האלה מחויב במקום, אך אתה למעשה כבעל עסק מקבל את התשלום בגין אותה ארוחה רק 45 יום לאחר סוף אותו חודש בניכוי עמלה כמובן. למשל, אם לקוח אכל אצלך בראשון בחודש, את הכסף על הארוחה שלו אתה תראה למעשה רק בעוד 45 יום מסוף החודש, כלומר 75 יום לאחר שהלקוח אכל אצלך.
קשה לנהל ככה תזרים מזומנים בבנק. אחת העצות הכי טובות שאני יכול לתת לבעל עסק בתחום המזון הוא להעסיק רואה חשבון עם ניסיון מוכח בתחום המסעדנות, אשר מכיר היטב את הנושא ויודע לתת את הפתרונות.
4. ספקי לקוחות חיצוניים – הכוונה לחברות שונות ומשונות אשר מהוות פלטפורמה למשיכת לקוחות אם זה דרך פרסומים שלהם (ספר האוכל למשל), אתרי קופונים למיניהם או פורטלים באינטרנט (רסט למשל). כל אחד מהם יבוא אליך כבר בימים הראשונים אחרי הפתיחה ויציע לך הצעות שונות ומגוונות לשת"פים ופרסומים בתמורה לתשלום ולעמלה כמובן. לא חסרים גופים כאלה. בתור מסעדן תגלה במהרה שכל אחד רוצה לגזור עליך קופון. בסופו של דבר תמצא את עצמך משלם עמלה לזה ועמלה להוא ובסופו של יום מה נשאר לך? לכן אל תתפתה. תחשוב טוב טוב אלו נושאים אתה יכול לקדם בעצמך עם קצת מאמץ ובאילו נושאים באמת כדאי להיעזר בשורותיה של חברה חיצונית.
5. העבודה אף פעם לא נגמרת- הנושא האחרון ובזה אסיים (למרות שיש עוד הרבה...) גם אם פתחת כבר לפני שנה והכל עובד כמו שצריך, תמיד, אבל תמיד יש מה לחדד, מה לשפר, איך לצמצם עוד בעלויות, לחפש מוצרי גלם איכותיים אך זולים יותר, לבדוק מחירים אצל ספקים אחרים, להעביר הדרכות להגדלת המכירות ושיפור השירות. לבחון אלו מנות נמכרות ואלו לא, להכניס מנות חדשות. לשנות את התפריט קצת פעם בשנה, איך להגיע ללקוחות שעוד לא מכירים אותך. אם היה לך חודש אחד טוב אל תנוח על זרי דפנה. השינויים בתחום הזה יכולים להיות קיצוניים מחודש חודש. תמיד תמשיך לעבוד, לחשוב איך לשפר, איך לגרום ללקוחות להיות מרוצים יותר, ובגדול תמיד תמיד להיות עם היד על הדופק.
סיכום
זהו בגדול, עד כאן המדריך למסעדן המתחיל. שוב, כפי שאני חוזר על זה כבר כמה פעמים, המדריך הזה רחוק מלכסות ולהקיף את כל התמונה אך אני מקווה שהוא יעזור לעשות קצת סדר בראש לאלו הזקוקים לכך. ואם קראת עד הנה ולא קיבלת שום תועלת, אני לפחות רוצה להודות לך על שקראת. מי שכן מצא את המדריך מועיל, אז אני ראשית מאוד אשמח על כך ושנית תמיד אשמח לקבל תגובות הצעות ותיקונים.
ושוב, תודה שקראתם.